КАК УСПЕТЬ ВСЕ? УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ
Самый часто встречающийся вопрос современного занятого человека – где взять время?
Тема «тайм-менеджмент», «управление временем» последние десять лет бьет все рекорды и уже изрядно надоела. Многие отчаянно машут рукой, мол, не работает все это! А все потому, что сложно вписать свою жизнь в шаблон, тем более, придуманный каким-нибудь западным теоретиком. Тем не менее, мы стараемся идти в ногу со временем, и постепенно у каждого из нас формируется своя собственная система эффективности, своя система тайм-менеджмента, которая зависит от наших личных особенностей, специфики деятельности и окружения.
Изучая различные технологии управления временем на протяжении многих лет, я выделила основные вехи, на которых можно строить свою индивидуальную систему управления временем, и хочу поделиться с вами.
Для начала давайте примем, что тайм-менеджмент – это не расписание, это гибкая система правил одного человека. Поэтому наша задача — адаптировать все современные технологии под себя, под свои индивидуальные личностные особенности. Тогда эта система будет работать и помогать вам покорять новые высоты, быть успешным и жить в гармонии.
Беда нашего времени – распыление внимания. Из-за потоков новой информации, лавинообразно обрушивающихся на наши бедные головы, мы в попытках успеть все не успеваем ничего. Все наши безупречные планы могут разрушиться из-за одного телефонного звонка.
Что делать? Возможно ли успевать все в условиях постоянно меняющейся реальности?
Плохая новость – успеть все нельзя, вас разорвет.
Хорошая новость — можно успеть главное. А для этого необходимо понять, что для вас в жизни главное.
Вопрос не самый простой и требует времени. Именно поэтому управление временем лучше начинать с постановки четких долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных целей. Чтобы выполняя очередное дело в течение дня, вы четко понимали, какую цель вы сейчас продвигаете. Цели дадут вам дополнительную мотивацию и четкий вектор пути.
Цели помогут расставить приоритеты и понять, что важнее сделать сейчас: то, что работает на долгосрочную перспективу или очередное надуманное дело.
Поэтому пункт № 1 в вашей системе управления временем – это четкая постановка целей и ответ на вопрос: «Что я хочу от жизни?». Второй важный вопрос — расстановка приоритетов, фокус внимания. Что я должен сделать сегодня, чтобы продвинуть свою цель? Если ваша главная цель постоянно в фокусе внимания, вы скоро заметите, как начнете пожинать плоды успеха.
Следующий шаг — понимание того, где вы сейчас. Что поглощает ваше время? То есть анализ поглотителей времени. Для этого нужно понаблюдать за собой и четко зафиксировать, и измерить, сколько времени уходит в никуда и кто или что это время забирает. Причем у каждого поглотители могут быть свои, в зависимости от склада характера и привычек. А затем целенаправленно начать работать с поглотителем, поступательно уменьшая потраченное на него время.
Итак, пункт № 2 в системе управления временем — вы должны четко понять, какие у вас пожиратели времени. А затем целенаправленно уменьшать время на них или исключить их вообще.
Пункт № 3: Планирование. Я не буду здесь перечислять различные системы планирования, их масса. Гораздо важнее сами принципы планирования, которые объединяют многие системы тайм-менеджмента. Уверена, что каждый из вас имеет свой способ планирования, кто-то делает это в ежедневнике, кто-то в планировщике в телефоне, кто-то на стикерах. Сам метод не так важен, важно, чтобы он был удобен для вас.
Главное, это принципы планирования, которые помогут вам настроить вашу систему тайм-менеджмента под вас:
- Письменно фиксируйте абсолютно все задачи, которые нужно сделать. Вы должны освободить свою бедную голову от всех дел, мыслей и тревог. Ваша голова – это ценный ресурс и не нужно перегружать свою оперативную память очередной пометкой «Не забыть купить хлеб». Лучше мы запишем это, а голове дадим возможность заняться более важными размышлениями. Итак, фиксируем всю информацию.
- Среди всего вороха задач выделите приоритетные, задав вопрос: «А как продвигает меня это дело к моим целям»?
- Постоянно спрашивайте себя, как вместо пяти шагов я могу сделать один, не потеряв в качестве. Это первое правило эффективности. Ваша цель — эффективность, а не активность.
- Выполняйте задачи по приоритетам, таким образом не сделанными останутся малозначимые задачи, которые вы легко перенесете на завтра.
- Основной принцип планирования в условиях хаоса – не планируйте более 60 % вашего времени. И не привязывайте все дела к сетке времени. Все равно что-то «прилетит», что безнадежно испортит ваше безупречное расписание. Ко времени привязывайте только жесткие встречи. Все остальное планируйте в промежутках.
- Периодически пересматривайте расписание и приоритеты в зависимости от вновь прибывших задач, чтобы гибко реагировать на изменения.
Следующий шаг в нашей системе управления временем – это контроль. Контроль достижения поставленных целей, выполнения запланированных задач, а затем анализ того, на что я отвлекался, что съело мое время, как бы я мог сработать эффективнее? А потом корректировка, то есть планирование следующего дня/недели/месяца с учетом предыдущих ошибок.
Итак, пункт № 4: Контроль.
Давайте смотреть, где мы сейчас: Цели – Приоритеты – Анализ поглотителей – Планирование – Контроль. Идем дальше.
Бывает ли у вас такое, что время есть, а сил нет?
Вот это, как раз последствия распыления внимания. Дел так много, мы пытаемся сделать все, в итоге скользим по поверхности и не успеваем ничего, энергия улетучивается, и в конце дня мы чувствуем себя как выжатый лимон, а вы еще говорите спортом заняться?! Знакомая ситуация?
Чтобы такого не было, следующий пункт нашей системы управления временем – управление энергией.
Пункт № 5: Управление энергией.
Для того, чтобы ваши энергетические резервуары были постоянно наполнены, вы должны понимать, что является «топливом» для вас. А для этого постоянно изучайте себя, любимого и задавайте себе вопросы: «Что я люблю? Когда я работаю продуктивнее? В какое время суток моя светлая головушка производит лучшие идеи? Что дает мне энергию, а что ее пожирает?»
Таким образом у вас сформируется понимание ваших источников энергии, и вы сможете быстро входить в ресурсное состояние, зная ключи к вашим энергетическим запасам.
И последний пункт № 6 в нашей системе – это способы самомотивации. Как не сбиться с пути, как заставлять себя делать противные задачи, как сдвинуть с места давно нависшее большое дело — «съесть слона», как дать себе «волшебный пендель»?
У каждого из нас свои способы подтолкнуть себя к действию, главное вовремя вспомнить и применить нужный инструмент. Тема самомотивации достаточно емкая, и мы разберем ее в отдельной статье, а пока просто вспомните свои былые достижения и подумайте о том, что помогало преодолевать сложности, что давало силы и мотивацию? И планируя следующую цель, заранее продумывайте риски, и как вы будете с ними справляться.
Например, если обычно вы покупаете годовой абонемент в фитнес-клуб, а запала ходить в него хватает на месяц, в следующий раз купите абонемент на 3 месяца и заранее продумайте, как вы поможете себе не бросить занятия. Например, позовете подругу, купите одежду на 3 размера меньше, дадите публичную клятву и так далее.
Итак, давайте подводить итоги:
Нет универсальной системы управления временем, которая подошла бы всем.
Ваша задача — выработать свою индивидуальную систему правил, которая облегчит вам жизнь и высвободит время для действительно важных вещей.
А для этого:
- Ставьте цели.
- Расставляйте приоритеты.
- Изучайте поглотителей времени и оптимизируйте или ликвидируйте их.
- Выделяйте время на планирование.
- Контролируйте достижение целей.
- Проводите анализ и корректировку.
- Изучайте себя, выявляйте источники энергии.
- Используйте различные способы самомотивации, чтобы помогать себе двигаться к цели.
Все эти шаги помогут освободить время вашей жизни и сконцентрироваться на действительно важных для вас вещах.
Если вы поставили себе задачу выйти на новый уровень в карьере, доходе, качестве жизни, я приглашаю вас в свою программу для руководителей «Твой личный максимум».
«Твой личный максимум» — это система достижения результатов для руководителей, которую я разработала на основе 15-летнего опыта сопровождения руководителей top и middle уровня, преподавания программ MBA и собственных исследований.
В которой вы:
- выстроите свою систему достижения устойчивых успехов;
- выйдете на другой уровень результативности;
- значительно повысите управленческие компетенции, что в комплексе принесет позитивные изменения в карьере, доходе и качестве жизни.
Старт программы — 20 октября. До 10 октября на программу действует скидка 30%. Подробное описание курса здесь.
Успехов и энергии!
Встретимся в комментариях, в Facebook или Instagram.
Я всегда на связи info@easy-steps.ru.